Kadry i płace od podstaw 2026 – kompleksowe przygotowanie do pracy w dziale kadrowo-płacowym zgodnie z aktualnymi przepisami

• Źródła prawa pracy
• Określenie stosunku pracy
• Zatrudnienie pracownika
• Badania lekarskie wstępne, okresowe, kontrolne
• Czas i miejsce wykonywania badań
• Przygotowanie i wydanie poprawnego skierowania na badania
• Badania wstępne: termin kierowania kandydata, korzystanie z orzeczenia lekarskiego od poprzedniego pracodawcy, wliczanie w czas pracy
• Badania okresowe: cel przeprowadzania, a czas pracy
• Badania kontrolne: kiedy występują, kierowanie po nieobecnościach związanych z rodzicielstwem
• Orzeczenia zmieniające datę obowiązywania badania okresowego
• Badania końcowe – zasady przeprowadzania i dokumentowania
• Obowiązki BHP związane z zatrudnieniem pracownika
• Szkolenia wstępne BHP: termin ważności
• Szkolenia okresowe BHP
• Kogo nie trzeba szkolić w zakresie BHP
• Definicja pracownika i formy zatrudnienia
• Najważniejsze elementy treści umowy o pracę
• Termin podpisania umowy a nawiązanie stosunku pracy
• Informacja dodatkowa o warunkach zatrudniania oraz uprawnieniach pracowniczych
• Rodzaje umów o pracę
• Umowa na okres próbny – nowe przepisy
• Umowa na czas określony
• Limity umów na czas określony
• Umowa na czas nieokreślony
• Wyjątki od limitów
• Elementy umowy o pracę – jak prawidłowo zawrzeć umowę o pracę
• Zasady zawierania umów o pracę zgodnie z nowymi przepisami
• Informacja o warunkach zatrudnienia – pełne omówienie
• Kontynuacją zatrudnienia
• Obowiązki pracodawcy
• Obowiązki pracownika
• Informacja o warunkach zatrudnienia 2023r.
• Panel dyskusyjny

• Rozwiązywanie i wygasanie stosunku pracy
• Kiedy i jak rozważać zakończenie stosunku pracy
• Porozumienia i zmiany warunków pracy: porozumienie zmieniające, wypowiedzenie zmieniające
• Osoby chronione przed rozwiązaniem umowy
• Rozwiązanie na mocy porozumienia stron: zasady i prawa pracownika
• Wypowiedzenie umowy: uzasadnianie, przyczyny rozwiązywania
• Wypowiedzenie bez zachowania okresu wypowiedzenia
• Pracodawca: ciężkie naruszenie obowiązków, utrata niezbędnych uprawnień, długa nieobecność chorobowa
• Pracownik: kiedy może rozwiązać umowę natychmiast
• Wygaśnięcie stosunku pracy
• Śmierć pracownika lub pracodawcy
• Tymczasowe aresztowanie
• Niestawienie się do pracy
• Świadectwo pracy i dokumentacja
• Zasady wypełniania świadectwa pracy
• Korekta i uzupełnianie świadectw pracy o dodatkowe informacje
• Informacja dodatkowa do świadectwa pracy
• Konsekwencje nieprawidłowego zakończenia umowy
• Przywrócenie do pracy
• Odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie stosunku pracy
• Praca zdalna
• Rodzaje pracy zdalnej
• Praca zdalna pełna
• Praca zdalna hybrydowa
• Praca zdalna okazjonalna
• Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej
• Odwołanie z pracy zdalnej
• Udokumentowanie pracy zdalnej
• Przygotowanie stanowiska pracy zdalnej
• Koszty pracodawcy związane z pracą zdalną
• Zalety i wady pracy wykonywanej w formie zdalnej
• Kontrola trzeźwości
• Wprowadzenie kontroli trzeźwości
• Obowiązki pracodawcy związane ze wprowadzeniem kontroli trzeźwości
• Dokumentacja kontroli trzeźwości
• Główne założenia dyrektywy o jawności wynagrodzeń
• Obecne przepisy zaimplementowane w Polsce zgodnie z dyrektywą o jawności wynagrodzeń
• Panel dyskusyjny

• Akta osobowe z omówieniem dokumentów zamieszczanych podczas całego procesu zatrudniania i pracy:
  – Część A
  – Część B
  – Część C
  – Część D
  – Część E

Omówienie szczegółowe:

1. Skierowanie na badania lekarskie
2. Umowa o pracę
3. Informacja o warunkach zatrudnienia
4. Porozumienie zmieniające
5. Wypowiedzenie zmieniające
6. Wypowiedzenie umowy o pracę
7. Świadectwo pracy

Dokumentacja pracownicza -podstawowe zasady:

1. czas pracy
2. urlopy
3. wynagrodzenia
4. odzież robocza

1. Okresy archiwizacji
2. Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych

• Elektroniczne akta osobowe
• Dokumentacja umów cywilnoprawnych
• Panel dyskusyjny

1. Podstawy prawne regulujące czas pracy i urlopy

• Czas pracy – ogólne zasady
• Definicja czasu pracy
• Normy czasu pracy – tydzień pracy, dobowe i tygodniowe limity
• Systemy i rozkłady czasu pracy
• Praca w godzinach nadliczbowych i zasady rekompensaty
• Przerwy w pracy – obowiązki pracodawcy i prawa pracownika
• Praca w nocy, w niedziele i święta – zasady i rekompensaty

• Obowiązki pracodawcy w prowadzeniu ewidencji
• Formy ewidencji czasu pracy – papierowa i elektroniczna
• Błędy w ewidencji i ich konsekwencje
• Analiza przykładowych ewidencji – ćwiczenie praktyczne

• Prawo do urlopu – wymiar, nabywanie uprawnień
• Planowanie urlopów – zasady, terminy, konflikty
• Wyliczenie urlopu wypoczynkowego – praktyka
• Przenoszenie i zaległe urlopy
• Urlopy w przypadku zmiany pracodawcy

• Urlopy okolicznościowe, zdrowotne i bezpłatne – zasady i dokumentacja
• Zwolnienie z tytułu siły wyższej
• Zwolnienie – opieka nad członkiem rodziny
• Zwolnienie okolicznościowe płatne

• Wyliczenie wynagrodzenia – aktualna zasada.
• Obowiązki publiczno-prawne w zakresie wynagrodzeń.
• Ubezpieczenia społeczne – Zakład Ubezpieczeń Społecznych
• Ubezpieczenia społeczne.
• Ubezpieczenia zdrowotne.
• Składki poza ubezpieczeniowe – FP, FS, FGŚP, FEP
• Składki ZUS cudzoziemców.
• Podatek dochodowy od osób fizycznych
• Opodatkowanie stosunku pracy
• Koszty uzyskania przychodu.
• Wpływ Nowego Ładu na obliczanie wynagrodzeń.
• PIT-2 pełne omówienie
• Stosowanie „zerowego PIT”:
• Ulga dla młodych
• Ulga na powrót
• Ulga dla rodzin
• Ulga senioralna
• Opodatkowanie umów cywilnoprawnych
• Obowiązek podatkowy cudzoziemców
• Wyliczenie wynagrodzenia od brutto do netto
• Stosowanie zmniejszenia składki zdrowotnej
• Zajęcia praktyczne
• Panel dyskusyjny

• Prawo do zasiłku chorobowego
• Okres zasiłkowy
• Wysokość zasiłku chorobowego
• Prawo do świadczenia rehabilitacyjnego
• Prawo do zasiłku macierzyńskiego
• Prawo do dodatkowego macierzyńskiego
• Prawo do zasiłku rodzicielskiego
• Prawo do zasiłku opiekuńczego
• Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego
• Obliczanie wysokości zasiłku z ubezpieczenia chorobowego

• Świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego
• Wysokość zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego

• Wynagrodzenie za pracę
• Rodzaje wynagrodzeń: stała stawka miesięczna, stała stawka miesięczna godzinowa,
• Wyliczenie wynagrodzenia ogólna zasada – podsumowanie
• Wyliczenie wynagrodzenia za niepełny miesiąc w przypadku zatrudnienia bądź zwolnienia w trakcie miesiąca
• Wyliczenie wynagrodzenia z wynagrodzeniem chorobowym
• Wyliczanie wynagrodzenia z zasiłkiem
• Wyliczanie za przepracowaną część miesiąca łączoną z niezdolnością do pracy
• Wyliczanie kwoty wynagrodzenia chorobowego
• Wyliczanie kwoty zasiłku chorobowego
• Wyliczanie wynagrodzeń od brutto do netto z uwzględnieniem wynagrodzenia chorobowego i zasiłku
• Wyliczenie wynagrodzenia po przekroczeniu progu podatkowego
• Wyliczenie wynagrodzenia po przekroczeniu „30 krotności”
• Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego
• Współczynnik ekwiwalentowy
• Wyliczenie ekwiwalentu za nie wykorzystany urlop wypoczynkowy
• Zajęcia praktyczne

• Charakterystyka i porównanie umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych
• BHP i odpowiedzialność stron
• Kiedy można, a kiedy nie należy zawierać umowy cywilnoprawnej
• Kryteria rozróżnienia stosunku pracy od zlecenia i dzieła
• Ryzyka i konsekwencje nieprawidłowego zakwalifikowania umowy

• Umowa zlecenia i umowa o świadczenie usług
  a) Elementy obowiązkowe i fakultatywne
  – Charakterystyka umów pod kątem kontroli ZUS
  – Minimalna stawka godzinowa – obowiązki, dokumentacja i kontrola
  – Ewidencjonowanie godzin wykonywania zlecenia
  – Kiedy można nie stosować minimalnej stawki godzinowej
  – PPK a zleceniobiorcy
  – Zwolnienia z oskładkowania – uczniowie, studenci, osoby do 26. roku życia
  – Limit ulgi dla młodych i skutki jego przekroczenia
  – Zbieg tytułów do ubezpieczeń – najczęstsze przypadki w praktyce
  b) Umowa o dzieło
  – Cechy odróżniające dzieło od zlecenia
  – Umowa o dzieło a podatek i ZUS – obowiązki od 2021 roku (rejestracja w ZUS)
  – Wymagania dotyczące rezultatów i odpowiedzialność wykonawcy
  – Umowy o dzieło z własnym pracownikiem

• Zgłaszanie i rozliczanie umów cywilnoprawnych w ZUS
• Obowiązki składkowe w zależności od rodzaju umowy
• Umowa zlecenia z cudzoziemcami – rozliczenie
• Umowa zlecenia z rozliczeniem ryczałtowym
• Praktyczne ćwiczenia: analiza przypadków i dokumentacji
• Potrącenia komornicze z Umowy zlecenia

• Jak prawidłowo przygotować umowę cywilnoprawną – zapisy chroniące przed zarzutem „ukrytego stosunku pracy”
• Wymagana dokumentacja przy zawieraniu i rozliczaniu umów cywilnoprawnych
• Kontrola PIP i ZUS – najczęstsze błędy i sankcje
• Nowe uprawnienia Inspekcji Pracy – planowane zmiany
• Archiwizacja i przechowywanie dokumentów po zmianach przepisów

• Kiedy umowy zlecenia i o dzieło wliczają się do stażu pracy
• Jak dokumentować okresy zatrudnienia cywilnoprawnego
• Skutki wliczenia do stażu: urlopy, odprawy, dodatki stażowe
• Obowiązki pracodawcy przy weryfikacji stażu pracy – przepisu przejściowe

• Cel nowelizacji i kluczowe założenia ustawodawcy
  – dlaczego wprowadzono zmiany i jaki mają wpływ na praktykę kadrową
• Definicja stażu pracy – stan obecny i planowane zmiany
  – uporządkowanie pojęć i różnic między dotychczasową a nową definicją
• Katalog okresów podlegających zaliczeniu do stażu pracy
  – omówienie pełnego wykazu okresów z przykładami praktycznymi
• Staż pracy od 2026 r. – najważniejsze zmiany w podejściu ustawodawcy
  – na czym polega „nowy staż pracy” i jak zmienia dotychczasowe zasady
• Nowe zasady zaliczania okresów zatrudnienia
  – umowy cywilnoprawne
  – działalność gospodarcza
  – osoba współpracująca
  – okresy pracy za granicą
  – inne formy aktywności zawodowej zaliczane do stażu
• Dokumentowanie stażu pracy
  – jakie dokumenty musi przedstawić pracownik
• Weryfikacja dokumentów z wcześniejszych okresów zatrudnienia
  – jak potwierdzać staż i postępować w przypadku braków
• Skutki nowego stażu pracy dla uprawnień pracowniczych
  – staż ogólny
  – staż urlopowy
  – staż zakładowy
• Konsekwencje regulacyjne po stronie pracodawcy
  – nowe obowiązki, ryzyka i elementy wymagające dostosowania
• Zakres obowiązywania zmian – terminy wejścia w życie nowych przepisów
• Zasady stosowania przepisów przejściowych
  – jak prawidłowo przejść ze „starych” na „nowe” zasady
• Panel dyskusyjny / pytania uczestników

• Wymiana informacji programu Płatnik z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
• Pobieranie potwierdzenia danych płatnika i ubezpieczonych.
• Zasada weryfikacji dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych.

• Przygotowanie programu do pracy – konfiguracja funkcji.
• Omówienie ekranów, okien, zasady obsługi menu i poruszania się w programie Płatnik.

• Zakładanie kartoteki dla płatnika składek w Rejestrze Płatników.
• Omówienie kartoteki płatnika pod kątem informacji pobieranych z ZUS.

• Wprowadzenie danych do Rejestru Ubezpieczonych.
• Pola nieedytowalne – automatycznie pobierane z ZUS.
• Zmiany i aktualizacja danych w Rejestrze Ubezpieczonych.

• Kod zawodu – omówienie – konieczność korygowania, zmiany.
• Dokumenty ZUA, ZZA, ZIUA – w praktyce.

• Kto to jest członek rodziny dla ZUS.
• Tworzenie dokumenty ZUS ZCNA.
• Dane członków rodziny widoczne w rejestrze ubezpieczonych.
• Automatyczne wyrejestrowanie członków rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego.

• Ustalenie daty sporządzenia ZUS ZWUA.
• Tworzenie ZUS ZWUA od 2019r.

• Tworzenie deklaracji RSA, RCA i RPA, w dane z rejestru ubezpieczonych.
• Aktualizacja danych po imporcie dokumentów rozliczeniowych.
• Tworzenie deklaracji DRA na podstawie danych z druków RSA, RPA, RCA.
• Tworzenie rozliczenia jednoosobowej działalności gospodarczej.
• Rozliczenie „Wakacji Składkowych”

• Zasady tworzenia zestawów dokumentów.

• Możliwości wysyłki dokumentów do ZUS.
• Omówienie co dzieje się z zestawem dokumentów po wysłaniu do ZUS – tryby przetwarzania.

• Automatyczne tworzenie dokumentów rozliczeniowych.

• Tworzenie dokumentu ZUS IWA.

• Tworzenie ZUS ZSWUA.